4 Jenis Absensi Ini Ternyata Menyusahkanmu Saat Sekolah/Kerja, Apa Aja?

Daftar Hadir/Absensi

Faktasantuy - pengertian absensi. Pada hari ini kita akan membahas pengertian daftar hadir atau absensi. Nah apa itu maksud absen? Silakan teman-teman simak arti presensi dan absensi berikut ini ya. Baca: manajemen sumber daya manusia

Pengertian Absensi

Definisi absen? Absensi atau kartu jam hadir diartikan sebagai dokumen yang mencatat jam hadir setiap karyawan di perusahaan. Catatan jam hadir karyawan ini dapat berupa daftar hadir biasa, dapat juga pula berbentuk kartu hadir yang diisi dengan mesin pencatat waktu. Pada dasarnya pekerjaan mencatat waktu dapat dipisahkan menjadi dua bagian yaitu pencatatan waktu hadir (attendance time keeping) dan pencatatan waktu kerja (shop time keeping). Pencatatan jam hadir di kartu jam hadir yang dilakukan oleh pada setiap karyawan atau pekerja bisa mempengaruhi gaji bersih atau take home pay yang akan diterima oleh si karyawan atau pekerja setiap bulannya.

Sebab apabila karyawan atau pekerja lupa ataupun tidak mencatatkan jam hadirnya pada kartu jam hadir maka akan mempengaruhi komponen-komponen yang ada pada gaji, terutama sekali pada pos tunjangan, sebab tunjangan yang diberikan perusahaan pada setiap karyawan atau pekerja tergantung dari beberapa banyak pegawai atau pekerja hadir pada jam kerja. 

Seperti tunjangan makan dan juga transportasi, Apabila karyawan atau pekerja tidak mencatatkan jam hadirnya pada kartu jam hadir maka tunjangan makan dan hingga transpotasi yang diterima karyawan atau pekerja setiap bulannya akan berkurang dan juga akan mempengaruhi gaji bersih yang diterima pegawai atau pekerja tersebut. Pencatatan waktu hadir inilah yang berarti untuk mengumpulkan data mengenai jumlah jam hadir pegawai atau pekerja dalam suatu periode pembayaran dan juga kadang-kadang juga tentang tarif upah untuk pekerjaan yang dilakukan.

Pencatatan waktu kerja diartikan sebagai  kegiatan untuk dapat mencatat jam kerja sesungguhnya yang digunakan oleh karyawan atau pekerja dalam setiap pekerjaan (job) atau departemennya. Catatan waktu kerja inilah yang dapat digunakan untuk mengecek catatan waktu hadir serta juga mendapatkan data produksi yang dibutuhkan untuk dapat distribusi upah serta gaji dan juga perhitungan intensif.

Baca juga: kenapa manajemen personalia sangat vital?

4 Jenis Absensi

Adapun beberapa jenis absensi untuk karyawan atau pekerja, yaitu sebagai berikut:

Absensi Catatan Tangan, biasanya terdapat pada perusahaan-perusahaan kecil. Setiap karyawan tiba ataupun pulang kantor. Dengan kelebihan murah dan juga mudah, dan beberapa kekurangan yaitu: karyawan atau pekerja dapat menulis waktu hadir maupun pulang sesuai dengan kehendaknya, dapat mencatatkan waktu hadir maupun pulang temannya yang belum datang atau juga pulang lebih awal, serta bagian penggajian akan dapat mengalami kesulitan pada saat merekap jam hadir pegawai atau pekerja pada akhir bulan.

Absensi Almano (Sistem Ceklok), biasanya menggunakan mesin almano atau mesin absensi dengan sistem ceklok. Jadi karyawan atau pekerja yang ingin mengisi kartu jam hadir harus memasukkan kartu jam hadir ke mesin almano, dan secara otomatis kartu jam hadir akan mencetak jam hadir maupun pulang karyawan sesuai dengan jam kantor. Dengan beberapa kelebihan seperti mudah digunakan, karyawan atau pekerja tidak bisa menulis waktu hadir maupun pulang sesuka hati. Dan bagian penggajian akan sedikit lebih terbantu pada saat merekap jam hadir pekerja, sebab lebih rapih dan juga mudah dilihat. Dan dengan kekurangan karyawan atau pekerja dapat mencatatkan waktu hadir maupun pulang temannya yang belum datang atau juga pulang lebih awal.

Absensi Sidik Jari (Finger Scan), biasanya digunakan oleh perusahaan menengah ke atas. Cara kerjanya pada yaitu dengan cara menempelkan salah satu jari pada mesin setelah memasukkan nomer identitas pekerja. Dengan kelebihan, absensi tidak dapat digantikan oleh orang lain dan proses perekapan data absensi akan menjadi lebih mudah. dan kekurangannya berupa harganya yang relatif mahal, apabila terdapat error maka data jam hadir karyawan tidak akan dapat diakses. Dan tidak semua orang dapat melakukan finger scan dengan sukses sehingga terkadang tidak tercatat jika pegawai atau pekerja tersebut hadir kerja.

Absensi Telapak Tangan, biasanya digunakan oleh perusahaan-perusahaan berskala besar. Cara kerjanya mirip dengan cara kerja finger scan, yaitu dengan cara menempelkan telapak tangan atau lima jari pada mesin setelah memasukkan No Identitas pegawai atau pekerja. Dengan beberapa kelebihan seperti, menggunakan teknologi tinggi, bagian penggajian akan dapat dengan mudah merekap jam hadir para pegawai atau pekerja, karena sistem tersebut akan secara otomatis merekap jam hadir pekerja ketika melakukan finger scan, serta akan meningkatkan gengsi suatu perusahaan. Dan dengan beberapa kekurangan seperti harganya yang lebih mahal apabila terdapat mesin error maka data jam hadir pegawai atau pekerja tidak akan dapat diakses, serta tidak semua dapat melakukan finger scan dengan sukses sehingga terkadang tidak tercatat jika pegawai atau pekerja tersebut hadir kerja.

Tujuan Absensi

Absensi memiliki unsur kedisiplinan, maka tujuannya adalah untuk meningkatkan kedisiplinan karyawan dalam bekerja. Adapun beberapa tujuan absensi yaitu untuk:

1. Melihat kehadiran karyawan
2. Meningkatkan kedisiplinan karyawan
3. Untuk mengetahui apakah karyawan masih memiliki semangat kerja
4. Meningkatkan keaktifan karyawan dalam pekerjaannya
5. Sebagai bahan laporan

Efektivitas dan Efisiensi

Efisiensi dan efektifitas merupakan hal yang lumrah untuk dibicarakan karena sebuah perusahaan baik nasional maupun multinasional telah berbicara tentang efisien dan efektifitas, sebab dua hal ini dapat berpengaruh kepada kinerja perusahaan. Efektifitas dari perusahaan dapat diartikan sebagai tingkat keberhasilan perusahaan dalam usaha untuk mencapai tujuan atau sasarannya. Pengukuran efektivitas perusahaan  dapat berupa pendekatan Sumber- Proses- Sasaran, serta pendekatan Constituency dengan kriteria pengukuran efektifitas organisasi seperti: Adaptabilitas dan fleksibilitas, produktivitas, kepuasan karyawan, Tingkat keuntungan, Keberhasilan dalam mendapatkan sumber, Kebebasan dari rasa tertekan para anggota organisasi., Kontrol terhadap lingkungan, Efisiensi organisasi Kemampuan organisasi untuk mempertahankan anggotanya. Serta pertumbuhan organisasi

Penggunaan Teknologi

Penggunaan teknologi dalam perusahaan berguna sebagai acuan efektifitas kinerja berupa adanya pengadaan sistem terkomputerisasi dalam aktifitas kerja salah satunya dengan sistem absensi karyawan menggunakan sistem komputerisasi yang baik yaitu Sistem Biometriks, dengan sistem ini kinerja karyawan akan lebih cepat karena tidak harus antri absen terlalu lama dan membuang waktu atau kertas. Serta biasanya perusahaan dapat menghemat waktu dan uang ketika system komputerisasi dijalankan menggunakan Biometriks karena tidak perlu ada kartu atau kertas guna mendukung system absensi, sehingga bagian SDM atau penggajian hanya perlu melihat laporan hasil absensi tanpa harus memantau system absensi dari karyawannya.

Nah itulah artikel pengertian absensi. Semoga definisi absen ini dapat menyelesaikan tugas sekolah kamu ya. Apabila kamu ingin bertanya mengenai contoh format absen pns online silakan ketik di kolom komentar dibawah. Baca juga: Ide inovatif (ide kreatif)

Lain kali admin akan membuat pengertian rekap absen dan penjelasannya, ditunggu saja ya.